Det har inte varit en rak eller särskilt planerad väg, men på något vis hamnade jag i e-handelsbranschen. Kul för mig, för det är roligt. Det är också ofta ganska knepigt. Mycket teknik, hundratals olika plattformar och hela tiden nya buzzwords att försöka förstå sig på och kanske ha en åsikt om.

Det finns dock en sak som är svårare än allt det andra, och det är kommunikation. Trots att vi gör det hela tiden, tror vi. Det finns ett mycket känt citat som lyder: “the single biggest problem in communication is the illusion that is has taken place”. Det är väl känt just för att det är sant. Även när vi faktiskt säger någonting är det inte alls säkert att det når fram till den vi pratar med, åtminstone inte i den form vi tror. Missförstånd, olika referensramar, kunskapsnivå, koncentration. Allt påverkar hur mottagaren uppfattar det vi säger.

Jag har drivit många e-handelsprojekt, det enda som är sant för exakt alla är att saker kommer hända som ingen räknat med. Det måste inte innebära problem, men om man som grupp inte kan kommunicera med varandra är risken betydligt större. Därför tycker jag att det är värt att ta sig lite tid att fundera på vad man kan göra för att skapa en bra grund för kommunikation, speciellt i början av ett nytt samarbete.

Nu menar jag inte en storslagen kommunikationsplan, det är också något att göra förstås, men det här handlar om detaljer i det dagliga. De små sakerna, som jag tycker gör den stora skillnaden. Här kommer några tips, användbara i livet och på jobbet.

1. Ställ alla dina dumma frågor

Om du inte förstår eller är osäker på om du förstår, säg det. Be om att få en ny förklaring eller återberätta vad du har uppfattat för att få bekräftat om det är rätt eller fel. Ofta, skulle nästan vilja säga alltid, är det fler i rummet som inte heller hänger med men som inte vågar säga någonting. Bara genom att riskera att verka dum kan du rädda många möten från att landa i lösa trådar och osäkra beslut.

Ibland kanske det är så att du förstår precis vad som sägs, men märker att någon annan i rummet inte gör det. Ta en för laget då, återberätta vad du har förstått med andra ord eller be om förtydligande ändå.

En annan fördel med det här att det i längden skapar en trygghet i teamet. Om någon vågar ställa de dumma frågorna kommer det sprida sig. Min starka övertygelse är att trygghet också skapar effektivitet. Om du inte är rädd för att ställa frågor kommer du inte heller sitta fast lika länge med dina problem.

2. Håll liv i kanalerna

Lite som ett tillägg till ovan - ställ fler frågor i öppna kanaler. Många använder sig av olika chatt-appar idag, typ Teams eller Slack. Det kan tyckas lockande att ta sina frågor i DM med olika personer man känner sig trygg med. Men tänk efter ibland om det inte kan vara klokt att skriva det öppet så alla kan se. Dels kanske det blir fler som engagerar sig i att svara på frågan, dels kan det bidra till att fler förstår mer av helheten och får kunskap om de utmaningar ni står inför som grupp.

Jag upplever också att det bidrar till positiv känsla i teamet när det händer saker i kanalerna man delar. Oavsett vad det är som skrivs är det positivt att saker rör på sig. Skriv god morgon varje dag, ställ frågor. Kommunikation smittar av sig.

3. Se till att använda ett inkluderande och enkelt språk

Det finns ingen anledning att göra saker svårare än de redan är för att låta smart. Säg vad du menar, använd enkla ord, var tydlig med vem du tilltalar. Det är inte så viktigt att alltid skriva eller prata korrekt, det viktiga är att folk förstår.

Förväntar du dig att någon ska agera på det du skriver eller säger, se till att det når fram. Förvänta dig inte att någonting händer om du inte fått det bekräftat. Att ”någon” ska göra någonting innebär alltid att ingen gör det. Någon behöver vara ett namn.

Frasen “Det tog jag för givet att ni skulle göra” har du säkert hört, eller kanske sagt. Det har säkert jag också gjort. Men ta ingenting för givet, se till att få en bekräftelse, annars kan du ta för givet att saker faller mellan stolarna.

4. Uppmärksamma dina egna misstag

Försök inte dölja om du gör fel, berätta hellre att du gjorde fel och vad du lärde dig av det. Det gör att fler vågar erkänna sina misstag och ni spenderar mindre tid på att städa upp sådant som kommer fram långt senare. För det gör det ju, det landar alltid i någons knä till sist att reda ut vad som gick fel.

Se till att misstag blir en naturlig del av vad ni pratar om som grupp. Då behöver det inte bli någon stor sak. Det bidrar till en bra kultur där teamet utvecklas och individer vågar utmana sig själva.

Som bonus minimerar du också risken att fler gör samma misstag som du gjorde.

Det låter kanske enkelt. Men att visa sig sårbar och riskera att verka dum är mycket enklare att säga än att göra. Lyckas du kommer det vara värt det.